Con la evolución de las metodologías de gestión ágiles ha surgido una forma innovadora y sencilla de administrar proyectos, que es más conveniente para Startups y PYMEs.

Grupos de colaboradores en organizaciones grandes y pequeñas tienen diversas formas de organizar sus proyectos. En algunos casos el trabajo consiste en tareas individuales pero la mayoría de las actividades requieren coordinación entre miembros de un equipo.

Las herramientas empleadas varían en sofisticación; independientemente del tamaño de la empresa, hay equipos que usan listas de tareas en Excel o notas electrónicas compartidas, mientras que otros utilizan herramientas complejas en las que se registran responsables, plazos, dependencias entre tareas, e incluso elementos que permiten calcular costos. Ejemplos de estas herramientas son Microsoft Project y Smartsheet.

Como alternativa, con la evolución de las metodologías de gestión ágiles ha surgido una forma innovadora y sencilla de administrar proyectos que es más conveniente para Startups y PYMEs. Se trata de las herramientas que incorporan conceptos del método Kanban inventado por el ingeniero Taiichi Ohno de la Toyota para optimizar procesos de fabricación.

Demostración del uso de un tablero Kanban

Estas herramientas permiten administrar proyectos o iniciativas de una forma visual mediante tableros de tarjetas que representan tareas.

Las principales ventajas de utilizar tableros Kanban son:

La capacidad de visualizar y actualizar de forma gráfica un tablero de actividades con sus respectivos responsables genera una forma de motivación, sensación de trabajo en equipo y sana competencia a los colaboradores en la medida en que las tarjetas (que representan las tareas) van avanzando entre listas y cambiando de estado, como un flujo donde cada lista es una etapa de la tarea, hasta terminar en la lista de tareas completadas.
La nube permite a los integrantes del equipo visualizar el estado y actualizar detalles de las actividades en cualquier momento y desde cualquier dispositivo electrónico, mientras que los supervisores o gerentes pueden visualizar el estado de los proyectos para la toma de decisiones que requieren conocimiento de los avances en tiempo real.
Los usuarios pueden ingresar ideas que aún no son consideradas tareas, pero quedan registradas como pendientes para una futura evaluación y priorización. Esto permite al grupo de trabajo no dejar de lado buenas iniciativas. De la misma manera, es posible poner en suspenso tareas que han bajado de prioridad. A esta lista se le llama la “congeladora”.
Finalmente, un componente importante es el aspecto “social” de las herramientas Kanban. Los trabajadores pueden agregar comentarios sobre cada tarea o sub-tarea en cada paso de la ejecución, los que son compartidos con otros integrantes del equipo, o incluso con gerencia, logrando así un entorno colaborativo y muy productivo en el que las personas brindan o reciben apoyo de otras, o posiblemente de expertos en cada materia.

En resumen, los tableros Kanban son una forma muy eficaz y flexible de organizar el trabajo, que permite a los equipos gestionar sus proyectos, tareas o iniciativas de manera productiva, y utilizando métodos modernos como lo hacen las grandes corporaciones cuando buscan agilidad.

 Nuestro siguiente artículo de la serie, Guía corta: Cómo usar Kanban para aumentar enormemente la productividad en PYMEs y Startups, explica cómo hacer uso de los tableros Kanban de manera efectiva.

Enrique Valdez
Socio fundador

XUBIUM Teams es un servicio de archivos, colaboración y proyectos en la nube.

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