Guía corta: Cómo usar Kanban para aumentar enormemente la productividad en tu empresa

Ya explicamos qué es Kanban y sus beneficios en nuestra publicación Los tableros Kanban en la nube ayudan a las Startups y PYMEs a ser más productivas, esta guía es un complemento a esa publicación que explica cómo usar Kanban.

Hay dos claves para aprovechar este sistema:

Visualiza tu trabajo: Cuando vemos el trabajo en sus diversos contextos las concesiones se vuelven explícitas. Kanban ofrece un registro físico del trabajo y contexto que permite tomar mejores decisiones.

Limita tu trabajo en progreso (WIP): Limitar el WIP nos permite el tiempo para enfocarnos, trabajar rápidamente, reaccionar con calma para cambiar y hacer un trabajo reflexivo.

Demostración de uso de un tablero Kanban

Paso 1: Prepara el tablero

Divide el tablero en cuatro columnas, y nómbralas «Pendiente», «Priorizado (semana)», “Por aprobar”, «Hecho».

La primera columna es para capturar ideas o tareas que se realizarán a futuro, la segunda es para decidir en qué se trabajará ahora (especificando un marco de tiempo acotado, siendo una semana lo más recomendado y lo que se utilizará en esta guía), la tercera permite que las tareas concluidas sean validadas, y la cuarta registra lo que ya se terminó.

Mientras preparas el tablero, evita el clásico error de productividad de convertir un proyecto en una tarea. Se requieren una serie de tareas (o tarjetas) para llevar a cabo un proyecto y por eso acotar el período de las tareas priorizadas es tan importante.

Paso 2: Trabaja usando el tablero

Agrega todas las tareas e ideas de la iniciativa en la columna «Pendiente» en su tablero Kanban, siempre usando un verbo. Esto puede hacerlo cualquier miembro del equipo en cualquier momento.

Coloca en tu calendario una reunión semanal donde con tu equipo van a revisar el avance de la semana anterior, resolver problemas que afecten el avance, y definir qué tareas se van a priorizar para la siguiente semana moviendo las tarjetas correspondientes a la columna Priorizado (Semana) e indicando responsables. Durante este ejercicio es fundamental tener presentes las 2 claves indicadas al inicio.

Finalmente, durante la semana cada miembro del equipo irá moviendo las tareas a las columnas “Por aprobar” y “Hecho” según sus responsabilidades en el equipo.

Recomendación final

Lo fundamental para poder aprovechar un tablero Kanban como medio para organizar iniciativas y mejorar la productividad es no complicarlo: Por ejemplo, no hay necesidad de colocar fechas finales durante la semana a cada tarea, esto solo debe hacerse por excepción, ni es necesario definir nomenclaturas, etiquetas o procesos de gestión del tablero.

Tampoco se debe perder de vista el objetivo del tablero: organizar y mejorar la ejecución de iniciativas, no es un sistema de reportes, de evaluación, ni una base de conocimientos, entre otros.

Fernando Covecino
Socio fundador

XUBIUM Teams es un servicio de archivos, colaboración y proyectos en la nube.