Guía: Cómo implementar Tableros Kanban en tu empresa

Por Fernando Covecino
¿Estás buscando el sistema de productividad perfecto para gestionar el trabajo en equipo? Kanban es fácil de usar y de aprender. En esta guía te explicamos cómo aprovecharlo.
implementar tableros kanban

Si no conoces qué son los Tableros Kanban y te gustaría conocer 4 beneficios que estos aportan a tu empresa, te recomendamos leer nuestro artículo: Tableros Kanban y 4 Beneficios de implementarlos en tu empresa

En esta Guía podrás aprender sobre cómo al implementar Tableros Kanban contribuirás a incrementar la productividad en tu empresa y te permitirá gestionar mejor el trabajo en equipo.

Dos claves para implementar Tableros Kanban eficientemente

Visualiza tu trabajo: Cuando vemos el trabajo en sus diversos contextos las concesiones se vuelven explícitas. Kanban ofrece un registro físico del trabajo y contexto que permite tomar mejores decisiones.

Limita tu trabajo en progreso (WIP): Limitar el WIP nos permite el tiempo para enfocarnos, trabajar rápidamente, reaccionar con calma para cambiar y hacer un trabajo reflexivo.

Cómo implementar Tableros Kanban

Paso 1: Prepara el tablero

Lo primero a tomar en cuenta para implementar tableros kanban correctamente es dividir el tablero en cuatro columnas, y nómbralas: «Finalizado», «Priorizado (semana)», «Pendientes», «Ideas».

La columna “Ideas” es para capturar ideas o tareas que se realizarán a futuro, la columna “Pendientes” es para definir tareas que se deberán hacer en algún momento, la columna “Priorizado (semana)” es para decidir en qué se trabajará ahora (especificando un marco de tiempo acotado, siendo una semana lo más recomendado), la columna “Finalizado” permite que las tareas concluidas sean validadas, y se definan si ya se terminaron.

Mientras preparas el tablero, evita el clásico error de productividad de convertir un proyecto en una tarea. Se requieren una serie de tareas (o tarjetas) para llevar a cabo un proyecto y por eso acotar el período de las tareas priorizadas es tan importante.

Paso 2: Agrega las tarjetas

Agrega todas las tareas e ideas de la iniciativa en la columna «Pendiente» en el tablero Kanban. Esto puede hacerlo cualquier miembro del equipo en cualquier momento.

Paso 3: Asigna los responsables

Selecciona la persona que tendrá como responsabilidad cumplir con la tarea. Durante la semana cada miembro del equipo irá señalando el estado de avance las tareas según sus responsabilidades en el equipo.

Paso 4: Programa controles breves de avance

Una parte importante al implementar tableros kanban es asignar un tiempo para revisiones periódicas de avance. Coloca en tu calendario una reunión semanal donde, con tu equipo, van a revisar el avance de la semana anterior, resolver problemas que afecten el avance, y definir qué tareas se van a priorizar para la siguiente semana moviendo las tarjetas correspondientes a la columna Priorizado (Semana) e indicando responsables. Durante este ejercicio es fundamental tener presentes las 2 claves indicadas al inicio.

Finalmente, durante la semana cada miembro del equipo irá indicando el estado de las tareas según sus responsabilidades en el equipo.

Recomendación final

Tras implementar Tableros Kanban, lo fundamental para poder aprovecharlos, como medio para organizar iniciativas y mejorar la productividad es: no complicarlo. Por ejemplo, no hay necesidad de colocar fechas finales durante la semana a cada tarea, esto solo debe hacerse por excepción, ni es necesario definir nomenclaturas, etiquetas o procesos de gestión del tablero que representen un nivel de complejidad innecesario.

Tampoco se debe perder de vista el objetivo de implementar tableros kanban, que es: organizar y mejorar la ejecución de iniciativas en la empresa; es importante recordar que un tablero kanban no es un sistema de reportes, de evaluación, ni una base de conocimientos, entre otros.

Te invitamos a ver la repetición de nuestro webinar con la Cámara de Comercio de Lima, donde dimos consejos sobre:

  1. Herramientas ágiles de gestión de equipos
  2. Incremento de la productividad de equipos de trabajo a través de un nuevo marco de trabajo
  3. Lograr sistemáticamente las metas trazadas

Fernando Covecino
Socio fundador

XUBIUM Teams es un servicio de archivos, colaboración y proyectos en la nube.

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