5 pasos para iniciar la digitalización de tu empresa

Por Enrique Valdez
Si tienes la meta de digitalizar tu empresa, esta guía te ayudará a seleccionar tecnologías indispensables para iniciar el proceso.

Existen 5 tecnologías indispensables para cualquier empresa, que implementadas correctamente permiten difundir la marca con mayor eficacia, llegar a nuevos mercados, fidelizar clientes actuales, mejorar la productividad, y minimizar riesgos de seguridad. Estas tecnologías son:

1. Sitio Web (página Web)

Más del 90% de las personas investigan en línea al escuchar por primera vez sobre una empresa. Por ello, es importante invertir en una página web rápida, profesionalmente diseñada, y amigable con dispositivos móviles. Además, debe ser segura para proteger la reputación de tu empresa.

A continuación, resumo los 6 principales puntos a considerar al evaluar un Sitio Web; y en Por qué tener una página web profesional es indispensable explicamos por qué vale la pena la inversión.

  • Implementar un modelo Hub & Spoke donde la Página Web es el núcleo de las múltiples estrategias y canales digitales.
  • Velocidad en el tiempo de respuesta.
  • Asegurar compatibilidad con dispositivos móviles y navegadores.
  • Incluir un Blog para compartir contenidos interesantes para los stakeholders.
  • Configuración SEO base (Search Engine Optimization) para que tu página sea encontrada en los buscadores.
  • Incorporar características seguras tales como el Certificado Digital.

Existen herramientas gratuitas en Internet que permiten evaluar tu página web actual en torno a varios criterios relevantes. Una simple es https://webpagetest.org/, donde deberías obtener A o B en los primeros 6 resultados..

2. Correo Electrónico empresarial

En el caso del correo electrónico con dominio propio, es importante seleccionar un servicio que considere los siguientes aspectos:

  • Que sea fácil administrarlo y requiera mínima intervención para gestionar buzones, configuraciones, o la sincronización con dispositivos móviles. Una buena alternativa es seleccionar un servicio gestionado. En mi artículo 5 beneficios de contratar a un proveedor de servicios gestionados detallo cómo este modelo permite adoptar tecnología sin distraer del negocio a dueños o gerentes.
  • Que permita acceder a correos, calendario y contactos desde cualquier dispositivo.
  • Que ofrezca un buzón de al menos 25 GB, si bien normalmente pocas personas superan los 5 GBs, las gerencias suelen requerir más espacio.
  • Que el tamaño máximo de archivos adjuntos sea ilimitado.
  • Que cuente con capacidades Antispam, Antivirus y Greylisting, características para minimizar el correo no deseado (spam) y otros riesgos informáticos.
  • Que cuente con controles para no ser incluido en listas negras y así evitar que tus mensajes lleguen como spam a clientes y proveedores.
  • En el caso que tengas correos y contactos que no deseas perder al cambiar de servicio, es recomendable que el nuevo proveedor cuente con una herramienta o servicio para migrar tu información al nuevo sistema.

3. Almacenamiento de archivos en la Nube

Una capacidad básica para habilitar la transformación digital en tu empresa es almacenar y resguardar archivos en la nube, permitiendo a los empleados realizar sus actividades colaborativamente desde cualquier lugar o dispositivo, compartiendo información al interno, con socios de negocio, o con clientes. En este proceso colaborativo es ideal que los trabajadores puedan aportar comentarios a los archivos e incluso editarlos simultáneamente.

El artículo La guía definitiva para aprovechar la nube en tu empresa detalla a profundidad los beneficios y características deseadas para este tipo de herramienta.

4. Gestión Colaborativa de Actividades

Un aspecto clave en la digitalización de las empresas es la modernización del espacio de trabajo, y resulta fundamental la adopción de plataformas que faciliten el trabajo en equipo, permitiendo organizar y gestionar proyectos, iniciativas o actividades desde cualquier lugar y dispositivo de forma ágil y visual.

Para evaluar estas tecnologías a mayor profundidad recomendamos los artículos Los Tableros Kanban en la Nube ayudan a las Startups ser más productivas y Guía corta: cómo usar Kanban para aumentar enormemente la productividad en tu empresa.

5. Seguridad

Considerando que el 43% de los ataques informáticos están dirigidos a las PYME, es importante seguir las indicaciones sobre las características de seguridad en todos los servicios descritos en este artículo.

Adicionalmente, una forma simple para protegerse es utilizar administradores de contraseñas (una “caja fuerte” para contraseñas). Estudios sobre la seguridad informática indican que el punto más débil son las contraseñas, especialmente por simplicidad y reutilización. Un administrador de contraseñas permite eliminar fácilmente ambos riesgos.

Los artículos Las PYME pueden protegerse de Hackers de forma efectiva y a bajo costo y Seguridad para PYME: Beneficios de las aplicaciones de administración de contraseñas describen en detalle 2 estrategias que pueden adoptarse con facilidad en cualquier emprea para reducir riesgos.

Enrique Valdez
Socio Fundador
Xubium

Servicios

Otros artículos

3 razones para implementar un CRM

El uso de un sistema CRM en las empresas es ya una necesidad, sobre todo para aquellas que gestionan un volumen en aumento de datos relacionados a las ventas. Un CRM permite gestionar la relación de la empresa con clientes y clientes potenciales con la finalidad de...

leer más

Nuestras soluciones digitales, administradas al 100%, son perfectas para tu equipo y tu empresa.

Suscríbete a nuestro boletín mensual

[mautic type="form" id="22"]

Tu privacidad es importante para nosotros. Xubium utiliza la información que proporcionas para ponerse en contacto contigo en relación con contenido, productos y servicios relevantes para ti. Puedes darte de baja para dejar de recibir este tipo de comunicaciones en cualquier momento. Si deseas obtener más información sobre la protección de tus datos en Xubium, consulta nuestra Política de Privacidad.